Politique de confidentialité
Politique de protection des données
Mise à jour le 18 novembre 2025
SORBCOT asbl, dont le siège social se situe avenue Winston Churchill 11 Boîte 30 à 1180 Bruxelles et enregistrée à la BCE sous le numéro (BE)0431.663.955 ci-après « SORBCOT » ou « nous ») ») traite vos données avec le plus grand soin et conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD ») et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après « loi belge »).
La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection de vos données à caractère personnel, en ce compris les données collectes sur le site https://www.sorbcot.be.
La notion de données à caractère personnel désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement.
L’utilisation de notre site internet ainsi que les données à caractère personnel que vous accepterez de communiquer sur ce site sont soumises aux dispositions de la présente Politique.
1. Pourquoi traitons nous vos données ?
Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel pour fonctionner efficacement et vous fournir la meilleure expérience possible.
A. CRÉER ET GÉRER VOTRE COMPTE
Catégories de données : Il s’agit de votre nom, prénom, votre adresse email, votre université, ainsi que votre numéro INAMI.
Finalités du traitement : Nous traitons vos données pour la création et la gestion de votre compte, vous fournir toutes les informations relatives à l’organisation d’événements qui peuvent vous intéresser et vous proposer des supports adaptés à votre région.
Base légale : Le traitement est nécessaire l’exécution d’un contrat avec vous (art.6.1.b) du RGPD).
Destinataires des données : Vos données sont transmises à la personne responsable de la gestion des comptes.
Vos données peuvent également être transmises aux firmes industrielles et aux partenaires spécialisés dans le domaine afin qu’ils vous proposent des formations si vous y avez consenti.
Durée de conservation : Les données de votre compte sont conservées tant
B. VOUS ENVOYEZ LA NEWSLETTER
Catégories de données : il s’agit de votre nom, prénom, de votre adresse email et de la date d’abonnement.
Finalité du traitement : Le traitement a pour objet la gestion de l'envoi de la lettre d'information de la SORBCOT. Il nous permet :
- la gestion des abonnements à la newsletter ;
- d’assurer l’envoi des communications électroniques aux abonnés ;
Base légale : Vous avez consenti au traitement de vos données (art.6.1.a) du RGPD).
Destinataires des données : Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou une partie des données : la personne en charge de l'abonnement et des envois de la newsletter.
Durée de conservation : Nous conservons vos données de contact jusqu’à ce que vous nous demandiez d’arrêter.
Vous pouvez nous signaler à tout moment que vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter. Il suffit de nous envoyer un email à info@sorbcot.be ou de cliquer sur le lien de désabonnement qui se trouve en bas de chaque newsletter reçue dans le cadre de cette finalité.
C. INSCRIPTION ET PARTICIPATION A UN ÉVÉNEMENT
Catégories de données : Nous traitons vos données d’identification pour vous inscrire à un événement que nous organisons. Il peut s’agir de votre nom et prénom, ainsi que votre adresse email.
Finalité du traitement : Si vous souhaitez participer à un événement organisé par la SORBCOT, il est nécessaire que vous remplissiez le formulaire d’inscription qui contient les données mentionnées ci-dessus. Les données sont traitées afin de vous donner accès à notre événement.
Base légale : Le traitement est nécessaire l’exécution d’un contrat avec vous (art.6.1.b) du RGPD) puisque votre inscription implique un engagement de notre part à organiser votre participation à l’événement.
Lors de votre inscription ou création de compte, vous avez la possibilité de donner ou de ne pas donner votre consentement(art.6.1.a) du RGPD) pour vous inscrire au prochain congrès.
Destinataires des données : Vos données de contact peuvent être transmises à la personne en charge de l’organisation de l’événement.
Durée de conservation : Les données d’inscription sont conservées jusqu’à 1 an après l’événement pour permettre l’organisation et le suivi administratif.
D. ENREGISTREMENT ET PARTAGE DE L’ÉVÉNEMENT
Catégories de données : Il peut s’agir de vidéos et d’images (photographies ou captures d’écran) prises lors de l’événement organisé par la SORBCOT ainsi que des noms des intervenants lorsqu’ils interviennent à l’événement.
Finalité du traitement : La SORBCOT peut conserver un enregistrement et/ou des photographies des événements organisés par elle et partages ces images sur ses différents canaux de communication et comptes de médias sociaux à des fins : d’archivage, de suivi et d’amélioration de ses activités, de promotion de ses activités (y compris le partage des enregistrements/images aux participants qui souhaitent revoir l’événement et aux personnes qui n’ont pas pu y assister).
Base légale : il est dans l’intérêt légitime de la SORBCOT de conserver et de partager ses images.
Destinataires des données : Vos données peuvent être partagées avec les personnes participant à l’événement ou même avec le public via les comptes de médias sociaux de la SORBCOT.
Durée de conservation : Les données peuvent être conservées aussi longtemps que vous ne vous opposez pas au traitement.
E. EXERCICE DE VOS DROITS
Catégories de données : Il s’agit de vos nom, prénom, requête, preuves des mesures prises pour donner suite à votre demande d’exercice des droits.
Finalités : Lorsque vous exercez les droits qui vous sont conférés par le RGPD et décrits dans la présente politique de protection des données (droit d’accès, de rectification, etc.), nous conservons les données strictement nécessaires à prouver que nous avons bien donné suite utile à vos demandes.
Base légale : La conservation de ces données tient de l’obligation légale imposée par l’article 5.2 du RGPD à savoir le devoir d’accountability.
Destinataire des données : Ces données ne sont transmises à aucun destinataire autre que l’autorité de protection des données.
Durée de conservation : Nous conservons vos données à cette fin aussi longtemps que notre responsabilité peut être engagée pour non-respect des requêtes à savoir pendant une durée de maximum 10 ans.
F. RÉSEAUX SOCIAUX
Catégories de données : Cela peut inclure les informations associées à votre compte, les données relatives au partage de contenu, ainsi que celles concernant vos interactions et communications avec d’autres utilisateurs
Finalités du traitement : Lorsque vous visitez nos pages sur les réseaux sociaux, les données que vous fournissez peuvent être traitées conjointement par le réseau social et l’administrateur de la page dans les buts suivants :
- La collecte de certaines informations via des cookies ;
- L’optimisation du système publicitaire du réseau social ;
- L’analyse des statistiques d’audience de la page.
Base légale : Ces données ne seront traitées par l’administrateur de la page que dans le cadre de son intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de sa page de façon à promouvoir adéquatement sa page. Les statistiques d’audience établies par le réseau social sont uniquement transmises à l’administrateur de la page sous une forme anonymisée.
Destinataires des données : Leur communication à nos employés, filiales, fournisseurs, prestataires externes ou consultants sera peut-être nécessaire pour l’exécution de cette finalité.
Durée de conservation :Ces données sont ou pourraient être traitées aussi longtemps que la page existe et que vous la visitez. Vous pouvez consulter les politiques d’utilisation des données à caractère personnel de chaque réseau social en suivant les liens ci-dessous :
2. Où sont localisées vos données ?
Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs hébergées par OVH et localisés au sein de l’EEE.
3. Quels sont vos droits ?
En tant que Responsable du traitement, nous mettons tout en oeuvre pour répondre efficacement à vos demandes et garantir le respect de vos droits.
Droit d’accès et de rectification : Vous pouvez accéder à vos données à caractère personnel et demander leur correction si elles sont inexactes ou incomplètes.
Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données lorsqu’il repose sur notre intérêt légitime.
Droit au retrait du consentement : Lorsque vos données sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués.
Droit à l’effacement (droit à l’oubli) et à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la suppression de vos données ou la limitation de leur traitement, conformément aux conditions prévues par les articles 17 et 18 du RGPD.
Droit à la portabilité : Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être restituées ou transférées à un tiers dans un format électronique structuré.
Si vous souhaitez exercer un de vos droits, veuillez simplement nous contacter par e-mail à info@sorbcot.be ou par courrier postal à l’adresse suivante : Avenue Winston Churchill 30 Boite 11 à 1180 Bruxelles.
Si vous nous adressez votre demande par courrier électronique et sauf autre indication de votre part, vous recevrez les informations demandées dans un format électronique. Si vous nous adressez votre demande par courrier postal, veillez à nous préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.
Vous souhaitez nous contacter à propos de la présente Politique et/ou introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données ?
N’hésitez pas à nous faire part de vos questions ou suggestions en nous contactant par mail à info@sorbcot.be ou par courrier postal à l’adresse suivante : Avenue Winston Churchill 30 Boite 11 à 1180 Bruxelles. Nous serons ravis de vous lire et nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les meilleurs délais. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données ((Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 - https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte).
4. Comment savoir que la présente Politique a été modifiée ?
La présente Politique peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et de l’évolution de nos services. Les modifications importantes apportées seront notifiées via notre site web ou par email, dans la mesure du possible, trente jours au moins avant leur entrée en vigueur.